2017年07月12日
業務日報は、社員の仕事を上司が確認する、担当者変更の後任者が見る、後で自分の仕事履歴を確認するときなどに使います。
自分の仕事の確認だけでなく、仕事を他の社員と共有する際、情報の共有が口答だけでは不十分なことが多いです。
そのため情報のミスマッチが発生し、意思の伝達が誤った方向で行われることがあり、そんなときは得てして後々失敗となって帰ってきたりしてしまいますが、日報として記録しておけば誤った情報を伝えてしまうことを防げます。
この記事では、日報の書き方をご紹介します。
標準的な書き方を把握する
業務日報の目的、記録項目、どれぐらい詳しく書くのかは、部署によって様々です。新しく勤務する会社であれば、サンプルを見せてもらい、営業日報の目的と標準的な書き方を把握しましょう。また、同じ立場の社員が、業務日報の記入にどれぐらいの時間をかけているのかを参考にするとよいでしょう。
記述項目が細かく設定されていない場合は、自分で合うテンプレートを探して使うと便利です。時系列ごとに行った業務を記録していく表形式のタイプなどがあり、1日に記録する件数が多いものから少ないものまであるので、仕事のスタイルに合わせて選んでください。
1日の記録件数が多いものは、1件あたりの記述は簡潔で、記録件数が多いタイプは、1件について詳しく記入できる傾向にあります。こだわりのある人は仕事のスタイルに合わせず、自分がよかれと思った書き方をしてしまう傾向がありますが、極端に例えると英語圏に移住したのに日本語でしゃべり続けるくらいつらいものがありますので、スタイルは必ず守りましょう。日報にかかわらず、社内の文化は尊重する必要があります。
必要なことを簡潔に書く
報告･記録する必要があることをもれなく書き、その必要性が低いことは記入しない習慣をつけましょう。たくさん書いた方が読む人のためになりそうに思いますが、文量が多いと要点がつかみにくくなることがあり、読むときや後で内容を検索するときに時間がかかります。
簡潔に書くのが苦手なかたは、同じ内容を伝えるのに少ない文字数で書くようにしてみると、必要なことのみ書く習慣がつきます。重要なことから書いていくのもひとつの方法です。どうしても簡潔に書けない人は、練習としてツイッターを使ってみましょう。140文字という制限された範囲の中で、どれだけ自分が伝えたいことを伝えられるか、チャレンジしていく内に簡潔に内容をまとめられるようになっているでしょう。
明確な表現で記述する
他の人が読んだときに誤解されず、正しく理解できるような文章で書きましょう。行動を共にしていない人が読んだときに、内容が分かるように記入することが重要です。上司や同僚に報告するつもりで書くとよいでしょう。
業務日報に細かく記入項目が設定されていないときは、段落分けをして、各段落が何について記述しているのかがすぐ分かるように書いてください。
起こったことや得た情報など客観的なことと、自分の判断など主観的なことのどちらなのかが分かるように、区別して記録しましょう。
ただ、明確に表現しようとすればするほど、どうしても文量が多くなってしまいます。ツイッターなどで情報が不確実に伝えられることが多い要因として、そもそも短い文量では情報を正確に伝えることができず、どうしても読み手の視点でどうにでも意味解釈ができるような言葉の使い方をしてしまいがちになるのです。
ですから簡潔に、かつ意味が明確で誰にでも伝わるような表現を使いこなせるようになるには、年季と訓練が必ず必要になります。最初からいきなりできるものではありません。
簡潔・明確な日報作成のポイント
簡潔で明確な日報を作成するために、少し意識するだけで日報の内容がシャープで分かりやすい文章へと変貌するポイントがあります。文書作成にはどんな文書を作り上げるか、イメージを持つことが大切ですが、ここで挙げるたった3つのことを意識すれば、かなりイメージが持ちやすくなります。
修飾語は不要。出来事のみを書く
ゴルゴ13が依頼を受けるとき、冗長な言い回しであれこれと依頼をする理由を語るクライアントに対し、「修飾はいい。用件だけを簡潔にいえ」とくぎを刺すことがあります。修飾というのはゴルゴ13の場合だと、ターゲットを狙撃してほしい理由や、自分がいかに憤っているかを感情に訴えるなどが該当します。しかしこれらは依頼内容の本来の意味を分かりにくくしてしまうのです。
ドラマを作るのならばむしろ修飾は必要ですが、仕事はリアルであり、リアルな物事にドラマは必要ありません。仕事は自分のポテンシャルを最大限に活用しつつ、淡々と行うべきです。
日報も同じで、修飾語は不要です。物事の伝達を分かりづらくしてしまうからです。では何を書くべきかというと、ただ自分がやったこと、その日起こったことを淡々と書けばよいのです。事実を把握するために日報を書くのであって、日報作成者の感情を吐露するために書くものではないことを理解しておきましょう。
~思う、~すべきなど個人の主観を省く
修飾は不要ですが、個人の主観も日報には不要です。例えば、~だと思うとか、~すべきなどの表現が個人の主観に当たります。理由は簡単で、自分が物事に対して思っていることが必ずしも事実とは限らないからです。
自分が思っていることがもし誤った認識の上から発信されていれば、日報を読む上司や同僚は情報を誤った認識で捉えてしまいます。もしかしたら誤った認識が後々大きなミスとなって取り返しのつかない事態を引き起こすかもしれません。そう考えれば、日報には事実以外の記入は不要であることが分かります。
また、~すべきなどの提案も日報に書くべきではありません。自分が、すべきだと思っていることが必ずしも物事を理解する上では必要ないからです。日報は事実を読み手が正確に把握するために存在します。それ以外の提案や感想は他のところで発信しましょう。
読み手を具体的に想定して書く
日報を書く時、それを読む相手は誰なのかしっかりと意識する必要があります。例えば新聞のように老若男女を問わない読み物と、日報のように読者が上司や同僚に限定されるものでは自然と表現が異なってくるからです。
それは例えばキーワードの使い方に現れます。エンジニアなら、専門用語の使い方に苦心することが多いのではありませんか。どうしてもある程度エンジニアの仕事が分かっている人でなければ伝わらない専門性の高い表現が多いからです。上司や同僚ならば、ほとんどがあなたと同じレベルにいるはずですからエンジニアが書く専門用語も理解してもらえると思いますが、もし日報が専門外の人に読まれるのであれば、専門外の人でも理解できるように表現を簡単にする必要があります。
エンジニアに限らず、専門性の高い仕事についている人は、専門性が高いゆえに読み手を限定した日報を書いてしまいがちです。それで伝わる人しか読まないのなら問題ありませんが、読み手の理解があなたの専門性に追いつかない場合は、平易な表現を心がける必要があります。
最後に確認すべきこと
業務日報を書くのは大切ですが、余りに長い時間を使い、仕事のスケジュールが慌ただしくなってしまったり、残業が長くなってしまったりするのは本末転倒です。伝えるべきことを意識して、必要なことをのみ簡潔に書いてください。
