デスクトップの整理で、仕事の効率を上げる

オフィスワークなら1人のデスクに最低パソコン1台が与えられることは当たり前の時代になりました。とはいえ、ボールペンや鉛筆がキーボードに、帳簿がパソコン内の画面に切り替わっただけでやっていることは同じというケースも少なくありません。

とするとかつて机に積み上げられ、ときに散乱していた書類はきっとパソコンの中でゴチャゴチャになっていることでしょう。そんな人たちのパソコンのデスクトップ画面は「とりあえず保存」したファイルで所狭しと埋め尽くされているはずです。

もう少しデスクトップが整理できたら、仕事も効率よく進むのに…

ポイント1：ファイルの管理

業務に追われていると、ファイルをついついデスクトップに保存してしまいます。気付いたら、デスクトップがファイルでいっぱいになり、どこにあるのか分からなくなることも…また、デスクトップにファイルを保存し過ぎるとメモリを圧迫してしまうので

パソコンのパフォーマンスが落ちてしまいます。こういった事態を未然に防ぐために、まずは「保存場所をルール化」しておきましょう。「マイドキュメント」のフォルダ内に、担当企業もしくは業務ごとのフォルダを作成し、きちんと仕分けするようにしましょう。

慣れてきたらそのフォルダ内でも分類分けしたフォルダを作成し、保存する習慣を身に付けましょう。「ま、いっか」のデスクトップ保存の小さな積み重ねによってデスクトップはいっぱいになってしまいます。くれぐれも注意しましょう。

ポイント2：ショートカットフォルダを作成

よく利用するフォルダやファイルのショートカットを作成しデスクトップに配置しましょう。使う頻度の少ないファイルはきちんと格納することが望ましいですが、頻繁に使うものは、すぐにアクセスできる状態にしておくと仕事がスムーズに進みます。

デスクトップにショートカットが増えてしまった場合は、「ショートカット集」のフォルダを作ってデスクトップにショートカットを作っておくとデスクトップをきれいに保つことができます。

最後に

仕事術において「整理」は永遠の課題とも言えるテーマです。「場所がかさばらないから」という理由でパソコン内を散らかしていませんか？パソコンのハードディスクは「電子の書庫」のようなもの。きちんと整理して、必要なときに必要なものが取り出せるよう準備をしておきましょう。