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メールアドレスの決め方

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新入社員研修でビジネスマナーを学ぶことは一般的ですが、カリキュラムにメールアドレスに関する知識を取り入れる企業は少数派です。
一方でITエンジニアは、クライアント先や取引企業との連絡、フリーソフトの登録等のビジネスシーンでメールを使うことが多いです。
そこでこの記事では若手ITエンジニアに向けてメールアドレスにまつわるノウハウをお伝えします。

決め方のルール

多くの皆さんはSNSや就職活動を通じてプライベートのメールアドレスを幾つか保有していると思います。
自己流でメールアドレスを取得するのも良いのですが、ビジネスユースで使う場合は配慮すべきルールが存在します。
そこで以下に最低限守るべきメールアドレスの決め方とルールを3つご紹介します。

自分の氏名を入れる

最も正統なスタイルはメールアドレスに自分の氏名を入れることです。
相手はアドレスを見ただけで誰からのメールかを判別できるメリットがあります。
発信相手が分からないメールは破棄されたり後回しにされるため、奇抜なアドレス名は避けましょう。

覚えやすいアドレス名にする

セキュリティを考慮して覚えられないような文字数の多いアドレス名や英数字と記号を含んだアドレス名にすると普段使いで苦労します。
当然のことですが、1文字でも間違えばメールアドレスは相手に届きません。
自分にとって覚えやすく間違いにくいアドレス名は鉄則です。

伝えやすいアドレス名にする

ITエンジニアはビジネスシーンで自分のメールアドレスを口頭で伝えるケースもあります。
この際、相手に伝えやすいアドレス名にすることをおすすめします。
アドレス名に複数の記号が入っていたり、長過ぎたりすると相手がアドレス名を誤解する恐れもあるためです。
従って伝えやすいアドレス名にしましょう。

決め方のポイント

これまでビジネスユースにおけるメールアドレスの決め方をお伝えしました。ここではもう一歩踏み込んで実践的なポイントを3つに絞ってご説明します。

使える文字の制限

メールアドレスに使える文字は半角英数字と半角の記号のみです。全角文字を使うことはできません。
また、キャリアメール(docomo、au、ソフトバンク等)やフリーメール(yahooやGmail 等)で一部制限される記号があるので予めどんな記号が使えるのかを確認が必要です。

記号を入れすぎない

記号はキーボードによって配列が違ったり、打ち込むのに時間が掛かります。このため、極力、使わない方が良いでしょう。

流行の文字は使わない
今、流行している文字をメールアドレスに用いると後々で流行遅れになります。
例えば現在トレンドの「DX」を取り入れてYamadaDX@等にすると10年後には恥ずかしい思いをすることになりますので、熟考してからアドレス名を決めましょう。

メールアドレスを決める際のマナー

ここではメールアドレスを決める際、ビジネスユースとして守るべきマナーを2つご説明します。

無意味な文字を入れない

あなたは例えばランダムの英数字が並んだアドレス名の人からメールが来たらどうしますか?
メールを開く前に「迷惑メール」として削除するのが一般的な行動ではないでしょうか。
相手の立場になって考えれば分かることですが、無意味な文字をアドレス名にするのはやめましょう。

他人の名前を入れない

個人の好きな芸能人やスポーツ選手の名前を自分のアドレス名に使うのはプライベートとしてもやってはいけない行為です。
しかしながら自分の子供の名前を自身のアドレス名に使っても良いと考えている人がいます。
基本的にアドレス名には自分の名前以外を入れないことがマナーです。
ビジネスでは自身の行動にモラルが問われますので気を付けてください。

セキュリティを意識したメールアドレスの決め方

ビジネスでメールアドレスは必要不可欠なIDの役割となっています。
一方でこのIDによって多くの迷惑メールが自身のPCに届いて困っている方も多いと思います。そこでここでは迷惑メールを減らすため、メールアドレスの決め方を3つご紹介します。
どれも有効な情報ですが全てを実践するとセキュリティ性は高まりますが、逆に利便性が低下するデメリットがありますので注意が必要です。

10文字以上にする

迷惑メール対策として簡単でかつ有効性が高い方法はアドレス名を10文字以上にすることです。
文字数が多ければ迷惑メールの数が低下することは、周知の事実ですので試す価値があると言って良いでしょう。
同時に文字数が増えることでメールの利便性が低下します。
文字数のバランスを考えてアドレス名の文字数を決めることが必要です。

アルファベット、数字、記号を混ぜる

迷惑メール対策として最も有効度の高い方法はアルファベット、数字、記号の3つを組み合わせることです。
セキュリティ意識の高い企業では社員のメールアドレス名にこの組み合わせを義務付けている企業もあります。

個人情報は入れない

迷惑メール対策の3つ目は、アドレス名に個人情報を入れないことです。
特にメールアドレス名に数字を入れる場合、「携帯番号」や「誕生日」等を入れるケースです。
本人の立場で考えるとランダムな数字は忘れたり間違えたりすることがあるため、個人情報を使ってしまうのでしょう。
しかしながら個人情報は自身の知らないところで流出している恐れがあります。
従ってメールアドレス名に個人情報を使うとトラブルに巻き込まれる確率が高くなると心得てください。

まとめ

記事では若手ITエンジニアに向けてメールアドレスにまつわるノウハウをお伝えして来ました。
慣用句に「名は体を表す」という言葉があります。
この意味は「名前」が本人の実態や実力を表すということです。
つまり、「名前」は本人を表す重要なものであるので粗末にしないという警鐘を鳴らしているとも言えます。
メールアドレスは現代人の「名前」に該当します。従ってビジネスで使うメールアドレスはしっかり考えて決めましょう。

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