2017年02月08日
「決まった時間内でどれだけの仕事がこなせるか」。仕事の出来る人ほど短時間で効率よく仕事をするルール作りをしています。安定したプライベート時間を作る事で心もリフレッシュして仕事に取り組む事が出来るはずです。
あなたの心がけ次第です！今よりもワンランクアップした生活へスタートを切れるような、ルール作りをご紹介します。
時間を計る
日本人は仕事に対して、特に時間に正確であると世界の中でも言われています。よほどの事が無い限り、お客様との約束の時間はきっちり守りますし、仕事の開始時間なのに会社のドアが開いてない、なんて事はあまり聞いた事が無いと思います。
自分の任されている作業の1つ1つがどれ位の時間で出来るのか。今の自分自身の実力と、上司や作業の協力者がどれ位のスピードで動いてくれる人なのかを知る事が大切です。
スケジュールのゴール地点を考える
仕事をする上でスケジュール管理は一番大切なものの1つです。ゴールを決定し、自分の作業に必要な時間を逆算して予定を立てて行きましょう。
ゴールする為には何が必要であるか。「資料を調べる」「確認や承認」「作業に必要な商品の取り寄せ」等、自分の作業以外にかかる時間の確保も考えなければいけません。緊急な連絡等、予定通りに進まない事もあります。
自分の想定している７割の時間で完了出来る位の余裕を持ったスケジュールで予定を立てておくと、焦らず仕事を進める事が出来るでしょう。
脳の働きが一番良いのは午前中と言われています。考える事が必要であったり、ひらめきや創造的な作業は午前中に出来るようにしておく事がベストです！
ネットの悪魔を追い払う！
モバイルやPC等、ネット環境に何処にでも繋がる事が出来る現代で、「常に携帯を触っている」「会社のPCで余分なネット検索をしてしまう」という人は少なくないのではないでしょうか。
個人の軽はずみな１つの行動でウイルス感染等を発生させ、情報が流出してしまう事もあります。興味のあるワードを1つ見つけてしまい、ダラダラ見てしまう事も…。あなたは仕事中に見ていませんか？自己責任をきちんと考え休憩時間を有効に使いましょう。
メールの時間を短縮
時間をかけてメールを作成していませんか？メールでの連絡は仕事をする上で頻繁に必要となる作業の一つです。相手にわかりやすく、親切に、自分の気持ちを込めてと言う事も大事ではありますが、個人的な意見や言葉はトラブルの元にもなります。
長く書き込んだ文章は、かえって相手が理解しずらくなる場合もあります。連絡に必要な業務連絡メールのひな型を作成しておくと、必要箇所だけ追記する事でメール作成の時短にもなります。
頻繁なメールチェックも本来やるべき仕事が出来ない原因にもなります。一日の中でメールチェックする時間を決めておきましょう。
面倒な仕事をする日を作る
毎日少しずつでもやっていれば溜まらないでしょ？と言う事はわかっていても、優先順位の高くない仕事は溜まっていきます。どうしても時間のかかってしまう仕事を少しずつ対応する事も時間のロスになります。
「面倒な仕事をする日」を作り、集中して処理しておくことで他の日を有効に使う事ができます。
困っている人の仕事を助けよう
仕事を効率良くこなすためには、1人で対応するより他の人と協力をすると良いでしょう。自分では知らなかった処理方法を知っていたり、不得意分野をカバーしあったりする事ができます。
誰しも、面倒な手伝いはしたくありませんが、自ら率先して助ける事によって、自分も他の人に助けを求め易くなります。「都合のよい人」では無く「居ないと困る人」になる事が出来れば、成功です！
最後に
どれだけ仕事が出来る人でも、1人の力では限界があります。どんな職場環境であっても、協力出来る仲間がいれば、こなせる仕事の数もスピードも倍増します。きちんとしたスケジュールを立て、空いた時間を作り手助けをする事で時短にも繋がります。
プライベートの安定＆心身安定は仕事の効率化にも繋がりますので、自分の為の時間を確保していきましょう！
