納品書の書き方・作り方とは？書くべき項目や作成上の注意点、他の書類との違いもご紹介

2023年03月31日

納品書は、クライアントとの取引の際に発行する書類の一種です。
基本的には、制作物や商品の受け渡し時に使われます。
通販で注文した品物や家電製品などで、納品書の存在を知った方も少なくないでしょう。
ここでは、納品書に関する次の項目についてご紹介します。

・納品書とは

・納品書の書き方

・納品書を発行するタイミングはいつがベスト？

・納品書と混同しやすい他の書類との違い

・納品書を作成する際の注意点、よくある質問

この記事が役に立つ方

・そもそも納品書とは何か？を知りたい方
・納品書を作成することが求められている方
・基本的な納品書の書き方に興味がある方
・納品書を作成する際の注意点が気になる方
・納品書と混同しやすい他の書類との違いについて確認したい方

納品書とは

納品書とは、商品や制作物やサービスなどの受け渡し（引き渡し）の際に発行する証憑（しょうひょう）書類の一種です。
納品書の発行にて以下の内容を証明することになります。

・商品やサービスを納品した日付
・どんな商品やサービスが納品されたのか？
・納品された商品やサービスの数量および金額

納品書の発行にて商品の受け取り側にも、上記の内容が「書面にて確認できる」点が大きなメリットです。
ちなみに納品書は、仕入税額控除を適用する際に保存義務が生じる書類でもあります。

納品書の持つ2つの目的とは

納品書の発行には、次の2つの目的が含まれています。

・納品の証明
・所有権の移転

納品の証明

納品書の発行によって、「注文した商品やサービスをきちんと納品した」ことを書面にて示すことが目的のひとつです。

デザインやイラストなどの制作物とともに納品書を送付することで、「仕事が完了した」ことの証明にもなり得ます。

所有権の移転

納品書の発行には、所有権の移転を明確にする目的もあります。
納品書には商品やサービスが、「誰から」「いつ」受け取り側に引き渡されたことが記載されているためです。

納品書による所有権移転の証明は、サービスの提供やサイト構築、ソフトウェアの開発などの無形商品にも「動産」として適用されます。

納品書の書き方

ここからは納品書の書き方を、「書くべき項目」と「書き方」に分けてご紹介します。

納品書に書くべき項目

そもそも納品書は、法律にて発行することが義務付けられている書類ではありません。
そのため、仕様や記載事項に関する明確なルールは存在しません。
とはいえ最低限、次の項目は記載していおきたいところです。

・発行者名
・発行日
・納品内容
・合計金額
・宛名

納品書はエクセルなどで作成するか、納品書のテンプレートを利用するのも良いでしょう。
中には無料にて提供されているテンプレートも存在します。
市販の会計ソフトにて作成することも可能です。

書き方

タイトル

タイトルには「納品書」と記載しましょう。
何の書類であるか？を明確にするためです。

宛名

誰に宛てた書類であるのか？を記します。
敬称は以下のパターンで使い分けるのがおすすめです。

・株式会社や部署名 ⇒ 御中
・担当者名 ⇒ 様

納品書番号

後々整理しやすいように、ナンバリングしておきましょう。
あの書類はどこにいったのか？などのトラブルを防ぐためです。

納品日（または納品書発行日）

商品やサービスの納品を行った日付を記載します。
商品の発送によって納品する場合には、出荷日を記しておけば問題ありません。

納品者の名称、所在地や連絡先

納品者の名称（株式会社○○など）や所在地、連絡先（電話番号、FAX番号、メールアドレス）、担当者名を記すことで、「誰から」の納品書であることを示します。
納品書に捺印する印鑑（社印や代表者印）は、「角印」を用いるのが一般的です。

納品物の合計金額

納品した商品やサービスの合計金額を記します。
消費税込みの金額を記載しておくと良いでしょう。

納品物の内訳

「何を」「どれだけ」納品したのか？を記載する欄です。
商品やサービスの名称、数量、単価および金額を正確に記します。
内訳欄の単価や金額は消費税抜きの数値が基本です。

小計、消費税、合計

「小計」には消費税抜きの金額。
「消費税」は消費税額。
「合計」には「小計＋消費税額」の金額を記載します。

備考

振込手数料などの取り決めがあるようなら、備考欄に記しておくと良いでしょう。
特に記載事項がない場合には、「ありがとうございました」などの感謝の意を示す言葉を添えておくと好印象につながるかもしれません。

納品書を発行するタイミングはいつがベスト？

納品書を発行するベストなタイミングは、商品やサービスの納品時です。
通販などの場合には、出荷する際に同封すれば問題ありません。

納品書は「いつ」「何を」「どれだけ」納品したのか？を示すための書類であることがその理由です。

納品書の発行を避けたほうが良いタイミング

納品書の発行を避けたほうが良いタイミングとして、次の2つがあげられます。

・納品前
・実際の納品から時間が経過した後

納品前

納品書を納品前に発行することは避けたほうが無難です。
納品書だけが送られてきた場合、「いつ」「何が」「どれだけ」納品されたのか？を照らし合わせることができません。

商品が届いた際に相手に二度手間をかけてしまうため、あまり良くない印象を与えてしまうことも考えられます。

実際の納品から時間が経過した後

実際の納品から時間が経過した後に納品書を発行する際には注意が必要です。

基本的には納品時と納品書の発行が同時であることが望ましいのですが、何らかの事情で遅れてしまう場合にはその旨を事前に連絡しておきましょう。
その際には納品日から1週間以内には送付することをおすすめします。

納品書と混同しやすい他の書類との違い

ここからは、納品書と混同しやすい他の書類との違いについて紹介してきます。

・請求書
・領収書
・検収書
・受領書

区分	内容
納品書 ※納品者側が発行	商品やサービスの納品時に発行する書類 ※所有権の移転
請求書 ※納品者側が発行	商品やサービスの代金を「請求する」ための書類
領収書 ※発注者側が発行	商品やサービスの「代金を受け取った」ことを示す」ための書類
検収書 ※発注者側が発行	商品やサービスが「注文通りに納品された」ことを示す書類
受領書 ※発注者側が発行	商品やサービスを「受け取った」ことを示す書類 ※所有権を含む財産権の移転