フリーランスは打ち合わせをすべきか？マナーや減らし方について

トラブルなく仕事を終わらせるためには、クライアントの信頼性を確認しておくことが重要です。チャットツールで連絡するよりも、直接打ち合わせをするほうが安心感があります。

成果物に求められる品質や細かい条件を把握しやすいですし、クライアントについて深く知っておくこともできます。打ち合わせがあることで、問題を起こしにくくなるのです。

しかし打ち合わせは時間や労力の負担もあり、できれば打ち合わせを減らした良いのも事実。客先に常駐せず、自宅で仕事をするフリーランスはどのように打ち合わせを活用すべきか、マナーや減らし方を見ていきましょう。

打ち合わせする際のマナー

オフィスで働かないフリーランスには、スーツを着用せずに普段着を使用している人もいるでしょう。自由な働き方に慣れていると、社会におけるビジネスマナーを忘れやすくなります。

クライアントは仕事を依頼するフリーランスのマナーを見て、信頼できるか確認しているのです。打ち合わせの場所がクライアントのオフィスである場合も多く、マナーに気をつける必要があります。

もしクライアントが企業の社員でなかった時には、打ち合わせをする場所を選んでおくべきです。場所にこだわらないと情報の漏洩につながり、トラブルの原因になるので注意しましょう。

マナーを指摘してくれる上司がいないフリーランスだからこそ、周りの人たちよりもマナーを気にすべきです。打ち合わせをする際のマナーについて詳しく見ていきましょう。

服装はできればスーツで

日本では打ち合わせをする相手の外見を重視する社会人が多くいます。仕事をしている時はどんな服装でも問題ありませんが、クライアントとの打ち合わせ時はスーツを着用しましょう。

外見に問題がないスーツであれば、価格が安くても大丈夫です。少なくとも私服でクライアントと対面するよりはスーツのほうが常識があり、顧客から信頼してもらえるのですから。

スーツを着るときはカバンや靴にも気をつけましょう。ビジネスバッグや革靴といったスーツに合うアクセサリーを身につけて、社会人としての自覚を持っていることを示すことが重要です。

フリーランスになってからスーツを持っていない人も中にはいます。打ち合わせのためにスーツを1着だけ持っておき、クライアントと対面するときはスーツを活用することがオススメです。

場所は会議室か静かなカフェ

クライアントが打ち合わせの場所を指定していない時は、会議室を借りるか半個室タイプのカフェを選びましょう。オープンな場所で仕事の打ち合わせをするのは避けたほうが良いです。

打ち合わせ時にはクライアントの機密情報をヒアリングすることもあり、対策しておかないと第三者に情報が漏洩します。周りに気をつかう場所は打ち合わせに相応しくないのです。

特にオススメできるのが設備が揃っている会議室。ホワイトボードやプロジェクターといったツールを活用できれば、スムーズな打ち合わせを可能にして手短に対談を終わらせられます。

会議室を借りるにはコワーキングスペースを活用するか、貸会議室を探してみましょう。

メモを準備しておこう

クライアントと打ち合わせをすることで、事前に知ることができなかった詳しい情報が手に入ります。忘れる前にメモをしておき、打ち合わせ後に情報を確認できるようにしましょう。

メモをするには紙だけでなく、スマホのメモアプリを使用しても問題ありません。フリーランスには手書きのルールがないのですから、自分の気に入った方法でメモを取るべきです。

重要なのはメモの取り方ではなく、メモを取る姿勢を持つこと。打ち合わせ時の会話をしっかりとメモしておくことで、クライアントから信頼を得られるのですから。

打ち合わせは少ないほうが良い

クライアントの信頼性や仕事の確認をするために、打ち合わせをするのは意味があります。ですが成果物に対して報酬が支払われるフリーランスは、なるべく打ち合わせを減らすべきです。

打ち合わせをしても報酬が増えるとは限りませんし、時間がかかるため労力の負担もあります。チャットツールで連絡が取れる時代において、複数回も打ち合わせをする必要はないのです。

直接クライアントと対談したからといって、良いアイデアが出る保証はありません。定期的にクライアントと会う必要性は少なく、価値のない対談は減らしたほうがメリットがあるのです。

あくまでも新規のクライアントと仕事をする前に、初回の打ち合わせをすれば十分ですね。もし顔を合わせて対談したいのであれば、ビデオ会議を活用すれば良いのですから。

打ち合わせを減らす方法とは？

フリーランスが打ち合わせを減らす方法として、会議で話す課題を明確にして事前にテキストで準備しておくこと。話すことで得られる結論を用意できれば、打ち合わせを短くできます。

クライアントによっては打ち合わせを止めることもあるでしょう。話す前から結論が決まっている打ち合わせをする必要性は少ないため、情報を共有して打ち合わせを減らす姿勢が重要です。

定期的に打ち合わせをしたいクライアントと契約しているフリーランスであれば、Skype等でビデオ会議することを勧めましょう。実際に会わないで済む方法を考えておくと、無駄な時間を減らせます。

打ち合わせで信頼性を確認しよう

チャットで連絡ができる今では、フリーランスが打ち合わせをする必要性は少ないです。事前に情報を共有したりビデオ会議を活用したりして、打ち合わせを減らしていきましょう。

新規のクライアントと初回打ち合わせをするときは、マナーを守って互いの信頼性を確認するのがポイント。直接対談してクライアントの信頼性を確認することが重要です。