2022年11月17日
保険証は郵送で返却してもよい？郵送返却の方法と注意点
勤めている企業の退職時の手続きのひとつとして、保険証の返却があります。
退職後にフリーランスや個人事業主になる方はもちろんのこと、別の企業に転職する際にも保険証の返却は必要不可欠です。
保険証は総務などの担当者に手渡しで返却することが望ましいとされています。
とはいえ、退職時の状況や企業の形態によっては、郵送での返却をせざるを得ないケースもあるかもしれません。
そこで、ここでは保険証を郵送にて返却する方法として、以下の項目を解説します。
この記事が役に立つ方
・保険証を郵送にて返却することを考えている方
・保険証の郵送返却の方法を知りたい方
保険証を郵送で返却しても良いのか？
健康保険証は本人確認書類として使用できることから、返却の確実性を高めるために担当者への手渡しが推奨されています。
ただし、次のような事情であれば、保険証の郵送返却が認められることが大半です。
・退職日の当日まで保険証を使用する必要があった
・退職日に保険証を自宅に忘れてしまった
・取引先へのあいさつ回りなどで忙殺され、退職日に保険証が返却できなかった
・支社や支店に勤務していたが、保険証の返却先が本社に設定されている
保険証を郵送にて返却する場合には、事前に担当者に次のことを確認しておきましょう。
・保険証の郵送で返却しても良いのか？
・保険証の送付先（担当者名や部署名）
保険証の郵送返却は書留がおすすめ
保険証を郵送返却する際には、普通郵便ではなく「書留」がおすすめです。
ポストへの配達ではなく、対面にて郵便物の受け渡しが行われるため、保険証のような重要書類の郵送に向いていると言えるでしょう。
書留を利用することで、以下のメリットが得られます。
1.配達記録が残される
2.当日中の再配達が可能
3.郵便物の紛失や破損などの場合には賠償額が支払われる
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郵便料金 |
特徴 |
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一般書留 |
郵便基本料金＋435円 |
・配達記録 ・当日中の再配達に対応 ・損害賠償額：最大10万円 |
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簡易書留 |
郵便基本料金＋320円 |
・配達記録 ・当日中の再配達に対応 ・損害賠償額：最大5万円 |
書留郵便は、お住いの地域の「大きめの郵便局」にて受け付けています。
地域ごとの郵便局は次のリンク先にて確認してください。
日本郵政グループ「郵便局・ATMをさがす」
https://map.japanpost.jp/p/search/
保険証を紛失した際の対処法
保険証を返却するために探してみたところ、知らないうちに紛失していた…というケースも想定されます。
保険証を紛失した際には、企業の担当者に速やかに連絡をしてください。
健康保険被保険者証再交付申請書への必要事項の記入と、以下の書類の提出が求められます。
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必要書類 |
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個人番号の確認 |
・マイナンバーカード ・マイナンバー通知カード ・マイナンバーが記載された住民票の写し |
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・運転免許証 ・パスポートなど |
保険証を郵送で返却する際の添え状の書き方
保険証を郵送で返却する際には、保険証とともに添え状を同封することをおすすめします。添え状は以下の形で記していくと良いでしょう。
添え状は手書き、ワープロのどちらで作成しても問題ありません。
縦書き、横書きのいずれかを選択します。
添え状の書き方の例は次のとおり。
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株式会社○○ ○○部 ○○様
○○年○月○日付けで退職しました、元○○部の○○（氏名・フルネーム）です。
退職にともない、健康保険証を返却いたします。
お手数をおかけしますが、お手続きをよろしくお願いいたします。
○○年間の在職中は、大変お世話になりました。
貴社の発展を心よりお祈りいたします。
氏名（フルネーム）
————————————————————————–
添え状のような文書は、テンプレートを使用すると容易に作成できます。
保険証を郵送で返却する際の封筒の書き方
保険証を郵送で返却する際の封筒は、添え状のサイズに合わせると良いでしょう。
・添え状のサイズがA4⇒角形2号
・添え状のサイズがB5⇒角型3号
封筒には以下の項目を記載します。
表面
・送付先の郵便番号
・送付先の住所（ビル名や階数も含める）
・担当部署（○○部御中）
・担当者名（○○様）
・親展（表面の左下に赤文字で記し、四角の枠で囲む）
裏面
・差出人の郵便番号
・差出人の住所
・差出人の名前（フルネーム）
保険証を添え状を封筒に入れてから糊付けします。
封をしたことを確認してから、「〆」と記載して完了です。
保険証を郵送にて返却する場合の注意点
保険証を郵送にて返却する場合には、次の3つの注意点が存在します。
・保険証の返却期限は退職日から5日以内
・健康保険証は退職日の翌日以降は無効となる
・返却期限に間に合わない場合には必ず連絡を入れる
保険証の返却期限は退職日から5日以内
保険証の返却期限は退職日から5日以内です。
特に郵送での返却を選択する際には、速やかに手続きを済ませましょう。
健康保険証は退職日の翌日以降は無効となる
前述した保険証の返却期限の理由として、健康保険証は退職日の翌日以降は無効となる点があげられます。
資格を失効した健康保険証を医療機関にて使用してしまった際には、後日、追加医療費の請求がお住まいの住所宛に届く形です。
仮に3,000円を受付にて受診料として支払った際には、健康保険組合もしくは協会けんぽに対して7,000円を追加して納めることが求められます。
※健康保険は3割負担のため
返却期限に間に合わない場合には必ず連絡を入れる
何らかの事情で保険証の返却期限（退職日から5日以内）に間に合わない場合には、必ず担当者に連絡を入れてください。
保険証を返却しないとどうなるのか？
保険証を元の職場に返却しなかった場合、以下の3つのデメリットが生じます。
・医療費の10割負担
・退職後の職場で手続きが必要となる
・国民健康保険などの加入手続きの遅延
医療費の10割負担
先述したように、健康保険証は退職日の翌日以降は無効化されます。
そのため、医療機関にて治療や処方を受けた際には、医療費の10割を支払うことになるため、医療費の高額化が避けられません。
病院によっては、事前に5万円～10万円を納めないと入院を断られるケースも存在します。
有効な保険証が提示できない場合には、診療そのものを受け付けてもらえない可能性も。
面倒かもしれませんが、保険証の返却手続きと、新たな保険への加入を速やかに済ませておくことをおすすめします。
退職後の職場で手続きが必要となる
退職した従業員の保険証は、企業の所属する健康保険組合や年金事務所宛に、5日以内に返却することが義務付けられています。
そのため、保険証の返却が遅れてしまいますと、別の手続きが発生するのは火を見るより明らかです。
転職後の企業からも、事務手続きなどで前の職場に問い合わせすることは珍しくありません。
入社早々の悪印象を防ぐためにも、保険証は期限内に返却したほうが無難です。
国民健康保険などの加入手続きの遅延
企業の退職後にフリーランスや個人事業主となる方は、退職日の翌日から14日以内に国民健康保険の加入手続きを済ませる必要があります。
健康保険証の返却の遅れは、次の保険への加入手続きの遅延につながるため、保険の空白期間を作らないためにも着実に返却しておきましょう。
次の保険証の作成に必要なものも！
退職時に受け取る書類
勤めていた企業の退職時には保険証の返却のほか、次の保険証（国民健康保険など）の作成に必要な書類を受け取ることになります。
・健康保険被保険者資格喪失証明書
・退職証明書
・年金手帳
・離職票
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
健康保険被保険者資格喪失証明書
健康保険被保険者資格喪失証明書（健康保険・厚生年金保険資格取得・資格喪失確認通知書）は、退職後に扶養家族を持つ方が国民健康保険に加入する際、お住いの市区町村役場に提出する書類です。
退職証明書
読んで字の如く「退職したことを証明する」書類です。
単身者が国民健康保険の手続きをする際の提出書類としても使用できます。
年金手帳
年金手帳は転職先の職場の厚生年金に加入する際はもちろんのこと、フリーランスや個人事業主の国民年金の加入手続きで必要となります。
離職票
最寄りのハローワークにて、失業給付手続きを行う際の必須書類です。
失業給付手続きを済ませておくことで、個人事業主として開業届を所轄の税務署への提出後に「再就職手当」を受け取ることもできます。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は「雇用保険に加入していました」と証明する書類です。
この書類がないと失業手当の算出ができません。
失業給付手続きのほか、転職先の企業への提出書類として使われます。
源泉徴収票
所得税の源泉徴収票は確定申告の際、還付金を受け取れるか？否か？を証明するための書類となり得るものです。
源泉徴収票を転職先の企業に提出した場合には、年末調整の際に使われます。
1月の給与にて、所得税の納めすぎ分の金額が還元されるケースが多いかもしれません。
保険証の郵送返却後に加入する保険の候補は4種類
企業の退職後、保険証を郵送にて返却した後に加入する保険の候補として、次の4種類があげられます。
・転職先の健康保険
・国民健康保険
・任意継続
・国民健康保険組合
転職先の健康保険
退職時の時点で、すでに別の企業への就職が決まっている方の場合、転職先の健康保険に加入することが可能です。
前の職場の退職時に受け取る「健康保険被保険者資格喪失証明書」を転職先の担当者に提出することで、1週間から3週間後に新たな健康保険証を手渡されるのが一般的です。
ご自身が保険加入のための手続きをする必要はありません。
- 健康保険証を受け取る前に医療費が発生した場合
健康保険証が発行されるまでの期間に、医療費が発生するケースも考えられます。
健康保険証を受け取る前に医療費が発生した場合の対処法は、以下の2つのパターンより選ぶ形です。
・一時的に医療費の全額を立て替える
・健康保険被保険者資格証明書
一時的に医療費の全額を立て替える
健康保険証を持たずに医療機関にて診療や処方を受けた際には、医療費の10割負担が適用されます。
つまり、かかった医療費の全額をその場で支払うということです。
3割負担で3,000円の医療費であれば、10割負担の適用にて10,000円を受付に納める必要があります。
ただし、健康保険証の発行後に、多く支払った分の医療費の返金手続き（健康保険療養費支給手続き）が可能です。
新たな保険証を受け取るタイミングによっては、医療機関の受付にて、過払い分の医療費を返還してもらえることもあります。
健康保険被保険者資格証明書
健康保険証が届くまでの期間に、健康保険被保険者資格証明書を入手する選択肢も存在します。
・総務などの担当者に相談
・所轄の年金事務所での発行
※勤務先が「協会けんぽ」の加入事業者の場合のみ
健康保険被保険者資格証明書は、証明日より数えて20日間が有効期限です。
年金事務所の窓口にて申請する際には、運転免許証などの本人確認書類の提出が求められます。
参考資料
従業員に健康保険被保険者資格証明書を交付するときの手続き
https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/hihokensha2/20131113.html
国民健康保険
国民健康保険は企業の退職後にフリーランスや個人事業主になる方や、次の転職まで休養期間を設けたい方が加入する保険です。
企業の退職後14日以内にお住いの市区町村役場にて、国民健康保険の加入手続きを行うことで保険証がその場で入手できます。
任意継続
退職後の2年間限定ではありますが、任意継続の形で企業の健康保険を利用することも可能です。
退職前に2ヶ月以上の被保険者期間が記録されていることと、「任意継続被保険者資格取得申出書」の提出（退職日の翌日より20日以内）が条件となります。
「任意継続被保険者資格取得申出書」の提出先は、所轄の「協会けんぽ」の支部もしくは「健康保険組合」です。
国民健康保険組合
国民健康保険組合は美容師や芸術家など、特定の職種に就いているフリーランスや個人事業主が対象となる保険制度です。
文芸美術国民健康保険組合や、東京美容国民健康保険組合への加入が条件となります。
健康保険料の代わりに組合ごとの月会費を納める形です。
まとめ
ここまで、保険証を郵送にて返却する方法として、次の項目を紹介してきました。
・保険証を郵送で返却しても良いのか？
・保険証を郵送で返却する際の添え状の書き方
・保険証を郵送にて返却する場合の3つの注意点
・保険証を返却しないとどうなるのか？
・次の保険証の作成に必要なものも！退職時に受け取る書類
・保険証の郵送返却後に加入する保険の候補は4種類
「立つ鳥跡を濁さず」の言葉があるように、退職時の振る舞いによって好印象を残すことにつながります。
保険証をきちんと期限内に返納することもその一環です。
当記事が、保険証の郵送返却を行う際の参考になることを願います。
